Deje los papeles en el pasado, reduzca costes, recupere cualquier documento sin levantarse de la silla.
¿Qué es la factura electrónica?
La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.
Para más información puede consultar la web facturae, del Ministerio de economía y Hacienda.
¿Donde consigo un certificado de firma electrónica?
La firma electrónica es un conjunto de datos generados mediante un algoritmo matemático y basado en técnicas criptográficas que se añade al documento que se quiere enviar por Internet y que permite vincular ese documento a una determinada persona o entidad.
Para firmar un documento primero debe conseguir un certificado con firma electrónica es bastante sencillo, basta con conectarse a la página web de cualquier Autoridad Certificadora (AC) por ejemplo:
Es simple, pero el cambio es profundo
La factura electrónica significa dejar en el pasado los papeles y sus inconvenientes y mejorar en garantías y la seguridad los justificantes de las operaciones comerciales.
Esto implica que desaparecen los archivadores y el espacio que ocupan. Ahora los archivos son electrónicos. Es unahorro real en costes (papel, tinta, sobres, sellos, la manipulación, la tarea de archivar …) es también más eficacia y velocidad en el envío de facturas.
Ahora, sin levantarse de la silla, en su monitor tiene acceso a una copia de factura o un albarán firmado por el cliente. La búsqueda de documentos, la clasificación del archivo hacen imprescindible la implantación de un Gestor Documental.
La solución completa de Ten ERP
En Ten ERP se integra la factura electrónica. Usted indica en el cliente como debe enviarse la factura: en papel, electrónicamente o, transitoriamente, ambas. Así en una misma facturación conviven facturas en papel (sin la copia para el archivo) y las facturas telemáticas que van a su destinatario a través del correo electrónico.
A su vez los proveedores nos mandaran las facturas electrónicamente, al recibirlas deberemos visualizarlas, comprobar su validez (no imprimirlas) contabilizarlas y archivarlas.
Por eso no podemos hablar solo de factura electrónica, debemos considerar todos los documentos electrónicos y revisar nuestros procesos internos.
- El módulo permite imprimir las facturas en formato PDF, firmarlas digitalmente y enviarlas mediante correo electrónico a los clientes.
- Los documentos recibidos son validados al comprobar su firma, se visualizan con Ten Visor E para su contabilización y archivan en el Gestor Documental.
- Los documentos en papel como albaranes, pedidos o presupuestos firmados a mano por el cliente, también pueden digitalizarse para guardarlos en el Gestor Documental y así ser accesibles directamente desde el formulario correspondiente de Ten ERP.
El uso de documentos firmados electrónicamente supone un importante ahorro en papel y espacio tanto su proveedor como para Vd. Ya no es necesario archivar físicamente las facturas recibidas o emitidas. En su lugar puede guardar los documentos generados desde Ten ERP en la Base de Datos Documental para cualquier posterior consulta o, si es necesario, imprimirlas en papel.
Ten Visor E
Ten Visor E es un software de libre distribución propiedad de TenSoft, le permite abrir, imprimir e incluso verificar la autenticidad de los documentos recibidos firmados electrónicamente en el servidor de la Agencia Tributaria (archivos f64).
